Wie sende ich persönliche Dokumente vertraulich?

Wie formuliere ich den Inhalt eines vertraulichen Briefes?**

Das Verschicken von vertraulichen Unterlagen bedarf einer sorgfältigen Ausführung. Vor allem – wenn die Dokumente nur für eine bestimmte Person bestimmt sind. Ein einfaches „vertraulich“ auf dem Brief ist dabei oft nicht genügend. Respektieren wir den Grundsatz – dass solche Begriffe schnell Begehrlichkeiten wecken können. Es ist deshalb wichtig die richtige Vorgehensweise zu wählen um sicherzustellen, dass nur der beabsichtigte Empfänger Zugang zu den Informationen hat.

Beginnen wir mit der korrekten Adressierung. Wenn der Brief zum Beispiel an Herrn Mustermann in einer Firma geschickt wird, so sollte die Adressen Zeile wie folgt aussehen:

Herr Mustermann
c/o Schmidt & Co GmbH
Industriestraße 12
12345 Allstadt

Mit dieser Formulierung landet der Brief direkt bei Herrn Mustermann und bleibt ungeöffnet. Dies ergibt sich aus der Regel – dass der Post des Empfängers Priorität eingeräumt wird. Verläuft das Szenario jedoch anders – zum Beispiel, wenn Herr Mustermann in Urlaub ist oder auf Geschäftsreise – wird der Brief oft an den Kollegen weitergeleitet der seine Vertretung übernimmt.

Hier kommt die Feinheit ins Spiel. Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten ´ bietet es sich an ` den Brief als Einschreiben zu versenden. Dies garantiert, dass die Dokumente nur dem Empfänger oder einer speziellen Person die ausdrücklich bevollmächtigt ist, zugestellt werden. Es ist daher entscheidend, „Eigenhändig“ anzugeben um das Risiko einer unerwünschten Einsichtnahme zu minimieren.

Zusätzlich kann „vertraulich“ oder ebenfalls „persönlich“ über den Empfängerblock geschrieben werden. In der Praxis ist es einfach – eine klare Struktur ist das A und O. Das "Zu Händen" gilt heute als überholt und sollte heutigen Standards angepasst werden.

Falls du ganz sicher gehen möchtest bringe den Umschlag persönlich vorbei. Sollte das nicht möglich sein ist das Einschreiben der nächste beste Schritt. Die Möglichkeit der direkten Abgabesicherung hat sich als sicher erwiesen.

Obwohl viele Briefsendungen durch die digitale Kommunikation in den Hintergrund geraten sind, bleibt der vertrauliche Brief dennoch ein wichtiges Mittel um sensible Informationen zu übermitteln. Wichtig ist dabei – sich auch nach der aktuellen Gesetzeslage zu richten. Der Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre sind von größter Bedeutung.

Fazit: Die korrekte Adressierung ist der erste Schritt. Füge die Begriffe „vertraulich“ oder „persönlich“ hinzu um sicherzustellen: Die Unterlagen nur die richtigen Augen sehen. Berücksichtige für maximalen Schutz das Einschreiben und die persönliche Übergabe. Der Schutz und die Vertraulichkeit persönlicher Daten obliegen uns allen.