Der Umgang mit nachträglichen Rechnungen in der Buchhaltung kann je nach Unternehmen und Geschäftsjahr unterschiedlich sein. In der Regel gibt es jedoch verschiedene Möglichkeiten mit solchen Situationen umzugehen.
1. Nachreichen der Rechnung:
Eine Möglichkeit besteht darin die nachträgliche Rechnung dem Steuerberater nachträglich zur Verfügung zu stellen. Dies kann beispielsweise geschehen, indem die Rechnung per Post oder per E-Mail an den Steuerberater geschickt wird. Der Steuerberater kann die Rechnung dann in die bereits abgegebene Buchhaltung des entsprechenden Monats aufnehmen.
2. Verbuchen im aktuellen Monat:
Eine andere Möglichkeit besteht darin die nachträgliche Rechnung im aktuellen Monat zu verbuchen. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein wenn die Buchhaltung des Vormonats bereits abgeschlossen ist und eine Nachreichung nicht weiterhin möglich ist. In diesem Fall wird die nachträgliche Rechnung einfach in die Buchhaltung des aktuellen Monats aufgenommen.
Bei der Verbuchung im aktuellen Monat sollte darauf geachtet werden, dass die korrekte Zuordnung der Kosten bzw․ Einnahmen gewährleistet ist. Dies kann beispielsweise durch die entsprechende Angabe des Leistungszeitraums auf der Rechnung erfolgen.
3. Arap & Prap (Aktive Rechnungsabgrenzung):
Eine weitere Möglichkeit besteht darin die nachträgliche Rechnung als Aufwendungen aktiv abzugrenzen (Arap) und als Bankkonto (Prap) zu verbuchen. Dies wird vor allem dann gemacht – wenn die nachträgliche Rechnung in eine andere Periode fällt und dadurch nicht direkt dem aktuellen Monat zugeordnet werden kann. Bei dieser Methode werden die Aufwendungen aufgrund des Abgrenzungsprinzips in einem separaten Konto erfasst und zu einem späteren Zeitpunkt in die Buchhaltung des entsprechenden Monats übertragen.
Es ist wichtig die genauen Vorgehensweisen und Richtlinien des eigenen Unternehmens zu beachten. In manchen Unternehmen kann es ebenfalls sinnvoll sein, vorab mit dem Vorgesetzten oder der Buchhaltungsabteilung Rücksprache zu halten um sicherzustellen: Die richtige Vorgehensweise gewählt wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Dass es verschiedene Möglichkeiten gibt mit nachträglichen Rechnungen in der Buchhaltung umzugehen. Je nach Situation kann die Rechnung nachgereicht, im aktuellen Monat verbucht oder als Arap & Prap behandelt werden. Wichtig ist dabei die korrekte Zuordnung der Kosten bzw․ Einnahmen sicherzustellen und die Richtlinien des eigenen Unternehmens zu beachten.
Umgang mit nachträglichen Rechnungen in der Buchhaltung
Wie kann ich eine nachträgliche Rechnung in der Buchhaltung angeben, wenn die Buchhaltung des entsprechenden Monats bereits abgeschlossen ist?