Um eine Schule höflich und korrekt darüber zu informieren, dass man den erhaltenen Schulplatz nicht weiterhin annehmen möchte, gibt es einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen. Diese Schritte stellen sicher – dass die Schule rechtzeitig informiert wird und möglicherweise ein Nachrücker noch eine Chance bekommt.
Zunächst einmal ist es wichtig, den richtigen Kommunikationsweg zu wählen. Eine Kombination aus E-Mail und Brief empfiehlt sich – dies stellt sicher, dass die Mitteilung ebenfalls tatsächlich ankommt. Das Gleiche gilt für den Telefonkontakt; jedoch ist schriftliche Kommunikation oft vorzuziehen, da sie eine Dokumentation der Absage bietet.
Bei der Formulierung der Absage sollte man sich dezent und respektvoll ausdrücken. Ein Beispiel für die E-Mail könnte folgendermaßen aussehen:
„Sehr geehrte Damen und Herren ich muss Ihnen leider mitteilen dass ich am Bildungsgang XY nicht teilnehmen werde. Ich habe mich für den Bildungsgang YX am ZYX-Institut entschieden.“ So bleibt die Mitteilung klar und unkompliziert.
Was die Fristen betrifft, so ist es ratsam die Schule so schnell wie möglich zu informieren. Eine rechtzeitige Absage eröffnet einer anderen interessierten Person die Möglichkeit, den Platz zu übernehmen. Hierbei sind einige Faktoren also entscheidend: Den Zeitpunkt die Art der Kommunikation und die Formulierung.
Ein Brief als Nebeninformation sollte übrigens ähnlichen Wortlaut enthalten um Missverständnisse zu vermeiden. Optimal ist der Versand beider Kommunikationsformen gleichzeitig. In der Regel genügt es zwei bis drei Tage nach der endgültigen Entscheidung die Mitteilung zu versenden. Die maximale Wartezeit sollte nicht länger als ein Woche betragen. Bei einer späten Absage könnte sich dies nachteilig auf die eigene Reputation auswirken – und das möchte schließlich niemand.
Schlussendlich ist die Kommunikation über eine Absage an eine Schule keine komplexe Angelegenheit, solange man höflich und klar bleibt. Die Entscheidung die man trifft, sei es in Bezug auf den Bildungsgang oder die Methode der Kommunikation, sollte wohl überlegt sein. Bei jedem Schritt ist die Freundlichkeit von Bedeutung.