MS Teams - Wie rufe ich Personen aus anderen Organisationen an?

MS Teams entwickelt sich kontinuierlich weiter. Eine der zentralen Funktionen ist die Möglichkeit mit externen Personen zu kommunizieren. Nutzer fragen sich häufig – wie kann ich Personen von anderen Organisationen erreichen? Um Klarheit zu schaffen, beleuchten wir die unterschiedlichen Optionen: den externen Zugriff und den Gastanruf. Diese beiden Varianten unterscheiden sich erheblich.

Zunächst ist festzuhalten: Dass der externe Zugriff von den Administratoren der eigenen Organisation aktiviert werden muss. Existiert eine offene Federation, können externe Personen als reguläre Teams-Nutzer wahrgenommen werden. Das bedeutet konkret – Nutzer aus anderen Organisationen können direkt in die eigene Kontaktliste integriert werden. Die Kommunikation über Chat und Anrufe wird damit erheblich vereinfacht. Doch diese Freiheit hat ebenfalls ihre Schattenseiten. Nicht alle Informationen sind für die ganze Organisation zugänglich. Privatsphäre spielt eine essentielle Rolle.

Auf der anderen Seite gibt es den Gastanruf. Bei diesem Verfahren wird eine Teams-Meeting-Einladung an die externen Kollegen gesendet. Das bedeutet – die eingeladenen Personen gelten als Gäste. Die anwesenden Mitglieder der eigenen Organisation sehen deren Kontaktdaten nicht. Ein weiterer Aspekt spricht dafür keine vertraulichen Informationen in solchen Meetings zu besprechen. Gäste könnten theoretisch Inhalte in ihrer Organisation weitergeben – dies birgt Risiken.

Die Entscheidung » welche Option praktischer ist « hängt stark von den spezifischen Einstellungen der Administratoren ab. Organisationen haben individuelle Richtlinien die den Umgang mit externen Kontakten regulieren. Nutzer sollten sich deshalb rechtzeitig informieren – ein 💬 mit dem Administrator könnte Klarheit schaffen.

Datenschutz und Sicherheit haben oberste Priorität. Gemäß aktuellen Statistiken nutzen weiterhin als 250 Millionen Menschen MS Teams für ihre täglichen beruflichen Interaktionen. Die Implementierung von strengen Datenschutzrichtlinien ist spätestens seit der Einführung der DSGVO unumgänglich. Unternehmen müssen wissen welche Informationen sie in ihrem Team teilen und mit wem.

Zusammengefasst ergeben sich also verschiedene Möglichkeiten um mit externen Personen zu kommunizieren. Nutzer sollten sich gut überlegen ob ein externer Zugriff oder ein Gastanruf pragmatischer ist. Die Wahl der richtigen Methode hat großen Einfluss auf den Informationsaustausch und die Sicherheit. Fachkundige Beratung und ständige Abgleichung mit den Richtlinien der eigenen Organisation ist unerlässlich.