Excel ist ein mächtiges Werkzeug. Doch die richtige Anwendung kann oft knifflig sein. Vor allem die bedingte Formatierung bereitet Usern häufig Kopfzerbrechen. Viele fragen sich – ebenso wie sie nur unter bestimmten Bedingungen eine Formatierung anwenden können. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Derin Zelle A1 soll fett erscheinen, wenn in Zelle B1 eine Zahl steht. Doch wie gelingt es diese Formatierung auf nachfolgende Zellen auszuweiten, ohne dass Fehler auftreten?
Schauen wir uns zunächst die Ausgangssituation an. In A1 steht einund in B1 kann eine Zahl eingetragen werden. Wenn dies geschieht – sollte derin A1 fett formatiert werden. Diese Grundanweisung ist verständlich. Aber beim Versuch, dieselbe bedingte Formatierung auf A2, A3 und so weiter anzuwenden, stoßen viele Excel-Nutzer auf Probleme. Statt der gewünschten Formatierung wird derin der gesamten Spalte fett, unabhängig davon, ob in den entsprechenden B-Zellen Zahlen stehen oder nicht.
Um diesen Fehler nachvollziehen zu können ist es wichtig, auf die Zellbezüge zu achten. Ein häufiges Problem ist das Verwenden von relativen und absoluten Zellbezügen. Wenn Du die bedingte Formatierung für A1 anlegst, sind diese standardmäßig relativ. Setzt man jedoch ein "$" vor die Zeilen- oder Spaltennummer, wird der Bezug absolut und bleibt beim Kopieren der Formatierung stets auf die erste Zelle fixiert. Daher kannst Du mit nur wenig Aufwand die bedingte Formatierung erfolgreich anwenden.
Also wie funktioniert das wirklich? Zuerst solltest Du die ganze Spalte A markieren. Das ist der erste Schritt. Danach gehe zu "Bedingte Formatierung" und wähle „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Der entscheidende Teil dieser Formel lautet: `=ISTZAHL(B1)`. Dies bedeutet – dass jede markierte Zelle in Spalte A sich relativ auf die jeweilige Zeile in Spalte B bezieht. Bei A2 wird automatisch B2 betrachtet und so weiter.
Nach dieser technischen Erklärung kommt die nächste Frage auf: Soll A2 oder A3 nur dann fett werden, wenn in B2 oder B3 eine Zahl steht? Die Antwort könnte von Deinen Zielen abhängen. Wenn Du möchtest, dass die Formatierung für A2 fett wird, wenn in B2 eine Zahl steht – dann musst Du den Bereich identisch anpassen. Soll die Formatierung schon bei einer Zahl in B1 greifen, musst Du die Formel anpassen, sodass sie alle relevanten B-Zellen in Betracht zieht.
Hier eine einfache Anleitung um sicherzustellen: Die Formatierung korrekt funktioniert: Wähle A1 aus, gehe auf die bedingte Formatierung und ändere den Anwendungsbereich auf `=$A$1:$A$100` oder noch weiter. Alternativ könntest Du ebenfalls A1 kopieren und nach unten⬇️ ziehen. Achte jedoch darauf – dass dies auch alle Formatierungen übernimmt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Excel eine Fülle von Möglichkeiten bietet. Die Herausforderungen ´ denen sich die Nutzer stellen ` sind meist technischer Natur. Mit den richtigen Formeln und einer sorgfältigen Handhabung der Zellbezüge steht einer erfolgreichen Anwendung der bedingten Formatierung nichts im Wege. Erfolgreiches Arbeiten mit Excel erfordert zwar/Input-Experten jedoch mit diesen Tipps bist Du bereits einen Schritt näher an den optimalen Ergebnissen.